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As três fases básicas da gestão de documentos é o PUD
Produção
Utilização
Destinação
Gab. A
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LETRA A
Produção:
- é a elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos.
- São projetados os formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela organização
- Evita-se a proliferação de documentos inúteis ou duplicados.
Utilização:
- Essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, expedição, registro, distribuição, tramitação)
- Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária
- Elaboração de normas
- Recuperação de informações
Avaliação e destinação
- Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos
- Estabelecimento de prazos de guarda
- Determina quais serão os arquivos permanentes e quais serão eliminados.
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Produção de Documentos (Primeira fase):
A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação
(empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo: Quais serão arquivados permanentemente e Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.E por isso, está ligada diretamente à tabela de temporalidade. (DBTA-Dicionário)
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. (MDA-Mini-dicionário)
Fonte: Prof. Ronaldo Fonseca (Estratégia Concursos)
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Gabarito Letra A
O Famoso PAUD rsrsrs
*gestão de Documentos P.U.A.D;
1°produção de documentos.,
2° utilização,
3° avaliação e destinação.
Também pode encontrar na lei. LEI No 8.159
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
São etapas do programa de gestão de documentos:
• Produção;
Em suma, a etapa de produção refere-se à criação dos documentos. A empresa deve definir que documento produzir em cada situação.
• Utilização e conservação;
Esta fase inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
• Avaliação e destinação:
Desenvole-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
GABARITO -> [A]
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Gabarito: A
Gestão de documentos
Fases básicas
1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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GAB A
Só existem três fases da gestão documental (PUD):
Produção - Elaboração dos documentos. Ex: criar modelos e formulários,
Utilização - Controle, uso e armazenamento dos documentos. Ex: Protocolo, expedição.
Destinação - determinar se o documento vai ser eliminado ou guardado permanentemente. Ex: Transferências e recolhimentos.
FONTE: MEUS RESUMOS
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LETRA A CORRETA
Fase da gestão de documento
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto desarquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
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GABARITO: LETRA A
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.