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Gabarito D: avaliação
Processo de análise de documentos de arquivo(1), que estabelece os prazos de guarda e a
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ver também comissão de avaliação.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005)
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a) A gestão de documentos visa à reprodução dos documentos em cópias para garantia de preservação de conteúdo em casos inesperados. (Incorreto, a gestão de documento visa evitar a proliferação de documentos inúteis e duplicados).
b) O principal objetivo da gestão de documentos é a eliminação de documentos de valor secundário. (Incorreto, o valor secundário, que são os arquivos permanentes, tem como objetivo preservação desses documentos devido ao valor histórico).
c) A classificação pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de documentos, que consiste em estabelecer um modelo hierárquico, por assunto, nos documentos secundários. (Incorreto, não existe essa fase na gestão de documentos, e sim a avaliação qie visa estabelecer os prazos de guarda, determinando o que serão arquivados e os que devem ser eliminados).
d) A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, pois possibilita a eliminação criteriosa de documentos. (Correto, a avaliação de documentos é fase mais complexa, desenvolve-se uma análise e avaliação dos documentos acumulados, determinando quais serão arquivados e quais serão eliminado).
e) A gestão de documentos possibilita a descrição dos acervos documentais. (Incorreto, a gestão de documentos possibilita otimizar, evitar-se proliferação de documentos inúteis, elaboração de normas de acesso).
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Vamos analisar item a item para encontrar o correto:
A) A gestão de documentos tem por finalidade o controle do fluxo de documentos institucionais, desde sua produção até sua destinação. Portanto está incorreto.
B) O principal objetivo da gestão de documentos é evitar a proliferação desnecessária de documentos, não compromete só a eficiência administrativa, como facilita a o descontrole sobre a disseminação e a perda da informação. Portanto está incorreto.
C) A classificação consiste em organizar logicamente os documentos segundo critério preestabelecido, que pode ser o temático (por assunto), funcional (por atividade) ou estrutural (estrutura da instituição). Portanto está incorreto.
D) A avaliação tem a finalidade de determinar quais documentos são ou não importantes para a instituição ou para a comunidade onde está inserida. Sendo assim, é uma peça chave para a gestão de documentos, pois possibilita não somente a destruição do documento sem perda de informação importante, como também diz à instituição quais atividades são fundamentais para a sua missão. Portanto está correto.
E) A descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes, ou seja, é realizada naqueles documentos que já não possuem valor administrativos. Documentos sem valor administrativo não são objeto de ação da gestão de documentos. Portanto está incorreto.
Gabarito do professor: Letra "D"
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PARA DAR A DESTINAÇÃO FINAL (APÓS PASSAR PELA FASE CORRENTE E INTERMEDIÁRIA),
DEVE-SE PROCEDER À AVALIAÇÃO - CONFORME A TABELA DE TEMPORALIDADE E O PLANO / CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
PARA ELIMINÁ-LO ou ARQUIVÁLO DEFINITIVAMEMTE NO ARQUIVO PERMANENTE, CASO TENHA ADQUIRIDO VALOR SECUNDÁRIO
(HISTÓRICO, PROBATÓRIO)
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Um adendo ao comentário da colega Ana Cruz, na alternativa E, a descrição é uma atividade dos arquivos permanentes. A gestão de documentos se refere aos arquivos correntes e intermediários, o que invalida a alternativa E.
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GABARITO: LETRA D
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.