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Gabarito D. Valentini (2014, 4ª edição) =
2.4. Fases básicas
1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);
– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);
– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3.
Não se esqueça:
Fases da gestão = Produção tilização Destinação
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As três fases de um programa de gestão de documentos são: PUD
- Produção
- Utilização ("utilização e conservação" para parte da doutrina)
- Destinação ("avaliação e destinação" para Marilena Leite Paes)
Letra D.
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Segundo Jardim, em seu artigo
"O Conceito e a Prática de Gestão de Documentos", a gestão de documentos passa por três fases (transcrição de trecho):
produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência,
gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação
de tecnologias modernas a esses processos;
utilização e
conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de
equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de
documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; e
destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,
eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições
arquivísticas.
Gabarito do professor: Letra "D"
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Gabarito letra D.
Famoso PUDIN(Producao, Utilizacao, DestINacao).
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gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. (destinação)
Também chamado administração de documentos.
fonte DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
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Gestão de Documentos Use o mnemônico PUAD.
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
A Lei 8.159/91:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Só lembrando que só existe gestão de documentos nas fases corrente e intermediária.
PRODUÇÃO: fase corrente;
UTILIZAÇÃO:fases corrente e intermediária;
DESTINAÇÃO:fases corrente e intermediária.
Gabarito:D
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São etapas do programa de gestão de documentos: • produção; • utilização e conservação; • avaliação e destinação.
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Fases da gestão documental: Produção, utilização e destinação (avaliação)
Obs.: Segundo o autor Jardim (1987), a gestão documental possui 4 fases, produção, utilização, conservação e destinação
Obs2.: BANCA QUADRIX - 2017 - CRMV-DF - AGENTE ADMINISTRATIVO
''Produção, uso, conservação e destinação final são fases da gestão de documentos.'' A banca entendeu como correta essa afirmação
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PUD CONSERVAR