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A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
Certo!
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Gab C
A digitalização de arquivos permanentes é altamente recomendável para que esses documentos não precisem ser manuseados com frequência, prevenindo assim que sejam danificados.
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Devido à natureza complexa de um ambiente tecnológico de rápidas mudanças e, em geral, de custos elevados para sua implementação e manutenção, sugere-se elaborar projetos cooperativos com outras organizações possuidoras de infra-estrutura tecnológica e pessoal especializado, que ofereçam estrutura tecnológica adequada à captura digital, ao acesso e ao armazenamento com garantias de segurança e preservação a longo prazo.
fonte: Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, aprovada pela Resolução nº 31 do Conarq.
gab: CERTO
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Para que não conhece: https://softwarepublico.gov.br/social/profile/sei
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A digitalização de documentos, apesar de apresentar muitas vantagens, possui alguns elementos que a tornam um tanto dispendiosa, tanto financeira quanto tecnicamente. Entre esses elementos estão: alto valor dos equipamentos empregados; alto grau de especialização dos profissionais; infraestrutura tecnológica adequada; formas eficientes de armazenamento e acesso; e garantias de segurança e preservação a longo prazo.
Considerando esses requisitos, é bem provável que a instituição não os possuam com o mínimo de qualidade desejado para o processo de digitalização dos conjuntos de documentos. Ou, mesmo que os possua, pode ser bastante dispendioso, como já dito.
Realizar um acordo de cooperação técnica (comercial ou não) é uma solução que pode não somente ser menos dispendioso, quanto a qualidade dos processos pode superar as expectativas, visto que neste acordo a instituição tecnológica deve empregar todos os seus recursos para atender às necessidades arquivísticas da instituição.
Esta é a recomendação do próprio CONARQ, em Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, anexo à sua Resolução nº 31.
Gabarito do professor: Certo
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Complementando....
A gestão da informação em geral, principalmente para o desenvolvimento da tabela de temporalidade, necessita da cooperação técnica de especialistas, tal como os profissionais de TI.