O setor de protocolo é aquele que cuida do controle da tramitação dos documentos. Todo documento produzido ou recebido por determinada entidade passa primeiro pelo setor de protocolo antes de ser encaminhado ao órgão ou setor responsável por ele. Por exemplo, se uma empresa produz um documento, antes de ser trabalhado esse documento por ela, primeiro ele será enviado ao setor de protocolo. O mesmo acontece com os documentos que chegam de fora e são recebidos pela empresa.
O setor de protocolo recebe os documentos, registra seus dados, autua, classifica e envia os documentos aos responsáveis. Ele mantém o controle da tramitação dos documentos. Esse processo passa por 6 fases:
1 - Recebimento
É o recebimento propriamente dito. O setor de protocolo recebe os documentos que chegam de fora e também aqueles que são produzidos internamente pela própria instituição. Todo documento, antes de tramitar pela instituição, deve passar primeiro pelo setor de protocolo.
2 - Registro
Após o documento ser recebido, seus dados precisam ser registrados. É nesta etapa onde isso acontece. O setor de protocolo faz o cadastro de dados como: origem, espécie, assunto, interessado, etc. Esses dados são chamados de metadados.
3 - Autuação
Após registrado, agora sim o documento se tornará um processo. Diz-se que o documento foi autuado quando este tornou-se processo. Nessa fase coloca-se capa no documento, enumera suas páginas e põe etiquetas. Quando disser que houve abertura do processo, está se falando desta fase.
4 - Classificação
A classificação, como próprio nome já diz, é organizar os documento de acordo com a sua área ou assunto, por exemplo. É como uma triagem: os documentos são abertos para serem analisados. Geralmente, tem-se nas empresas um plano de classificação. Nesta etapa utiliza-se esse plano para fazer a classificação dos documentos.
É importante observar que nem todo documento será aberto, pois existem os documentos sigilosos e os particulas (privados/confidenciais). Estes últimos não precisam ser classificados. Eles são enviados diretamente aos seus responsáveis.
5 - Expedição / Distribuição
A expedição ou distribuição refere-se à entrega do documento ao setor/órgão/instituição responsável. A diferença é que, na expedição, a entrega ocorre para outro órgão ou instituição (é externo); e, na distribuição, a movimentação se dá internamente, dentro do próprio órgão (para outro setor do mesmo órgão, por exemplo).
6 - Controle da tramitação
Depois de entregue o documento ao seu responsável, toda vez que esse documento for reencaminhado a outro setor ou órgão ou instuição, precisará ser feito um registro dessa movimentação. Assim o setor de protócolo tem conhecimento de onde está cada documento, podendo encontrá-lo caso precise. É uma forma de controlar e acompanhar a tramitação dos documentos.
Obs: não se consideram atividades de protocolo: eliminação, avaliação, empréstimo, arquivamento, microfilmagem, digitalização, etc.
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Thiago e Bruna