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GABARITO C
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gabarito: LETRA C) preenche o recibo de empréstimo.
ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).
Fonte:
(págs. 16 e 17 do PDF)
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
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ARQUIVAMENTO
resumo =depois de classificado e tramitado vai passar pela
INSPECAO
ORDENACAO
ARQUIVAMENTO
RETIRADA E CONTROLE
PRA FIXAR = DEPOIS DE CLASSIFICADO E TRAMITADO = INSPECAO - ORDENACAO - ARQUIVAMENTO E RETIRADA ( I O A S )
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivopara:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s)
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Quando os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, a responsabilidade por eles passa a ser do arquivo intermediário. Portanto, todos os mecanismos de controle possíveis para que o documento não se perca e para que o acesso seja facultado devem ser tomados.
No caso do empréstimo de documentos, um recibo deve ser preenchido com as informações do documento, do solicitante e do trâmite de empréstimo. Essa ação gerará dados sobre o uso do documento, bem como o prazo de empréstimo.
O Conarq elenca essa atividade no Plano de Classificação e Destinação de Documentos, como uma fase correspondente às operações de arquivamento:
"Retirada e controle (empréstimo): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: emprestar aos usuários, prestar informações e efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura, do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo do empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de devolução."
O modelo de recibo de empréstimo pode ser visualizado na página 19 do plano, através desse
link.
b) também pode ser um mecanismo de acesso, mas o empréstimo também é possível
d) a juntada pode ser um objetivo do acesso, mas não o tipo de acesso em si.
e) o Protocolo não é responsável pelo empréstimo.
Gabarito do Professor: C