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A primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.Os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação. Ou seja, atividades como recebimento e expedição de correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuição de documentos etc.
A unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:
• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação);
• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatários (Movimentação);
• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso (Classificação); e
• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação);
Logo o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.
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Errado
Correspondência ostensiva é de conhecimento público, sem restrições, ao contrário das correspondências sigilosas (em seus vários graus a depender do documento). Os profissionais que atuam no setor de protocolo podem ter conhecimento do teor de documentos ostensivos.
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QUESTÃO ERRADA!
Gestão de Documentos: procedimentos e operações técnicas que visam o recolhimento ou a eliminação do arquivo (só para o corrente e o intermediário).
A gestão de documentos divide-se em 3 fases respectivamente:
Produção; utilização ou tramitação e destinação.
Dentro da fase de utilização de tramitação existem mais três subfases:
1º Protocolo; 2º arquivamento e 3º empréstimo e consulta.
Por fim, Ufsss. O protocolo divide-se em mais algumas etapas: recebe/classifica; registra; autua; expede/distribui; controla/movimenta.
Esse rodeio todo para chegar aqui: CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS quanto à natureza do assunto.
Ostensivo ou ordinário: a informação não prejudica a administração quando divulgada (por isso pode ser aberta e consequentemente classificada).
Sigilosa: por necessitarem de uma proteção maior quanto a sua custódia e divulgação, quem trabalha nesse setor apenas fará sua expedição ou distribuição ao seu destino.
O enuciado da questão inverteu os valores de cada uma. Por isso o erro!
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Documento Ostensivo pode e deve ser aberto no setor de protocolo, a fim de se proceder à análise do mesmo. Já documento sigiloso só pode ser aberto pelo destinatário.
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Quantoà natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação.
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Documento ostensivo pode e deve ser aberto no setor de protocolo, a fim de se proceder à análise do mesmo. Já o documento sigiloso só pode ser aberto pelo destinatário.
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A atividade de recebimento e classificação é composta pelas seguintes tarefas:
receber a correspondência;separar as oficiais das particulares;
enviar as particulares diretamente aos seus destinatários;
separar as oficiais ostensivas das oficiais sigilosas;
enviar as oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários;
proceder a leitura e classificação das oficiais ostensivas;
enviar as oficiais ostensivas para o registro e movimentação.
Com exceção das correspondências sigilosas e particulares, todas as demais devem ser abertas, lidas e analisadas pelos profissionais do serviço de protocolo. De fato, em alguns locais é até mesmo proibido o uso de envelopes lacrados para transporte de correspondências oficiais.
Gabarito: Incorreto.
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Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
A atividade de recebimento e classificação é composta pelas seguintes tarefas:
receber a correspondência;separar as oficiais das particulares;
enviar as particulares diretamente aos seus destinatários;
separar as oficiais ostensivas das oficiais sigilosas;
enviar as oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários;
proceder a leitura e classificação das oficiais ostensivas;
enviar as oficiais ostensivas para o registro e movimentação.
Com exceção das correspondências sigilosas e particulares, todas as demais devem ser abertas, lidas e analisadas pelos profissionais do serviço de protocolo. De fato, em alguns locais é até mesmo proibido o uso de envelopes lacrados para transporte de correspondências oficiais.
Gabarito: Incorreto.
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CORRESPONDÊNCIA OSTENSIVA
Recebimento e Classificação
Registro e Autuação
Distribuição e Expedição
CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR/SIGILOSA
Recebimento (+ leitura metadados)
Distribuição e Expedição
Gabarito: ERRADO
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Direto ao Ponto!
A correspondência ostensiva (SIGILOSA) é distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
GABARITO: ERRADO