A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos, consequência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em pequena escala.
Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.
Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes específicos:
Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em caso de danos irreparáveis ao mesmo.
Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informação mantida.
Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições. Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que tinham colônias em outros continentes.
Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.