RESOLUÇÕES DO CONARQ SOBRE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) estabeleceu diretrizes para a eliminação de
documentos, através das seguintes resoluções, transcritas integralmente em anexo:
10.5.1 Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996, do CONARQ, 44 Esta Resolução
determina, em seu art. 1º., que editais de eliminação de documentos resultantes da
aplicação das Tabelas de Temporalidade sejam publicados nos Diários Oficiais da União,Distrito Federal, Estados e Municípios, ou em outro veículo de divulgação local quando a
administração pública municipal não editar Diário Oficial,
A publicação dos editais de eliminação, conforme, também, o art. 1º., deve observar o
que dispõe o art. 9º da Lei 8.159, de 08/01/1991, isto é, “A eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante
autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.”
O art. 2º da Res. nº 5 estabelece que os editais de eliminação de documentos deverão
definir um prazo de 30 a 45 dias para “possíveis manifestações ou, quando for o caso,
possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de
documentos ou cópias de peças de processos.”
10.5.2 Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ. 45 Esta Resolução
regulamenta os procedimentos a serem adotados pelos órgãos e entidades públicas por
ocasião da eliminação de documentos arquivísticos. Seu art. 1º estabelece o seguinte:
A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público
ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas
respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela
elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Para eliminar documentos de arquivo é obrigatório, conforme o art. 2º, elaborar:
• Listagem de Eliminação de Documentos, definindo os elementos que a
comporão;
• Termo de Eliminação de Documentos com as informações referentes ao ato de
eliminação, conforme definidos pela Resolução;
• Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Os documentos deverão ser eliminados através de fragmentação manual ou mecânica,
com a supervisão de servidor autorizado.
Errado. O poder judiciário também deve criar suas comissões permanentes de avaliação. E a autoridade competente de seus próprios órgãos autorizará a eliminação.
Resolução CONARQ n. 26:
Art. 1º "Os órgãos do Poder Judiciário relacionados no art. 92, inciso II e seguintes da Constituição Federal de 1988 e os Conselhos respectivos deverão adotar o Programa de Gestão de Documentos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ." (Redação dada pela Resolução nº 30).
[...]
Art. 2º Nos órgãos mencionados no art. 1º e nos demais órgãos da Justiça que os integram serão constituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, que terão responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
[...]
Art. 3º Caberá à autoridade competente de cada órgão, autorizar a eliminação de documentos, fazendo publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal e dos Estados, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, consignando um prazo de 45 dias para possíveis manifestações das partes interessadas.
Fonte: http://conarq.gov.br/resolucoes-do-conarq/268-resolucao-n-26,-de-06-de-maio-de-2008.html