Só para completar os estudos sobre o conceito de arquivos:
, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.
Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo “a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue” .
Desse conceito é importante destacar:
1 – Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;
2 – Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual...) , ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;
3 – Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os docu-mentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
• conjunto de documentos;
• móvel para guarda de documentos;
• local onde o acervo documental deverá ser conservado;
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;
• títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.
Letra A.
Sistema de arquivamento
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos (inclui a fase permanente), bem como o acesso às informações.
Gestão de Documentos
Gestão visa ao controle da produção documental, pois é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto, a gestão documental NÃO inclui a fase permanente.
Protocolo
É um conjunto de operações visando ao controle dos documentos que tramitam no órgão, assegurando a imediata localização e a recuperação dos documentos, ou seja, é o setor responsável pelo recebimento (primeira fase=corrente), registro, autuação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos do órgão.