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DEFINIÇÃO de Criação:
(CESPE/FUB/2013) A criação de documentos tem
como uma de suas atividades a seleção da espécie documental mais adequada para
veiculação do conteúdo informacional (o que acaba gerando uma PADRONIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS);
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Eu acho essa questão um pouco complicada. A meu ver, também cabe a atividade de classificação de documentos além da padronização (que é só uma consequência do ato de criação).
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Concordo plenamente com a Serenna, pois assim que um documento é criado, ele é codificado(registrado) para fazer parte da gestão arquivística da organização. Portanto, essa alternativa deveria ser anulada por apresentar dupla resposta.
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As 3 fases da Gestão Documental são:
A. Produção - refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos (=Padronização), de forma a diminuir o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantido assim adequado da automação e dos recursos. Esta fase é mercada pelos seguintes elementos:
i. Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências (padronização);
ii. Controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
iii. Utilização de processadores de palavras e textos.
B. Utilização - refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Assim envolve instrumentos ligados as atividades de:
ii. Controle de tramitação (protocolo);
iii. Técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
iv. Desenvolvimento da gestão de documentos de valor primário;
v. Implementando sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
C. Destinação - envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja:
i. Decidir quais documentos devem ser eliminados;
ii. Quais documentos serão recolhidos;
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E a codificação? não vem antes da padronização?
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Correto
HÁ, NO SERVIÇO PÚBLICO, PADRÕES A SER SEGUIDO. UM EXEMPLO É A DISPENSA DE LICITAÇÃO, QUE SE INICIA COM UM MEMORANDO, SEGUIDO DE JUSTIFICATIVA, 3 ORÇAMENTOS, TABELA COMPARATIVA, CERTIDÕES DA EMPRESA COM A MELHOR PROPOSTA, E FINALIZAÇÃO COM O NATUREZA DA DESPESA E O NÚMERO CADASTRADADO NO COMPRAS NET, TUDO DEVIDAMENTE NUMERADO EM UMA CAPA DE PROCESSO COM NÚMERO DE PROTOCOLO.
AO CRIAR UM PROCESSO DE DISPENSA, TEREMOS QUE SEGUIR ESSE PADRÃO.
NA CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO OS DOCUMENTOS JÁ FORAM CRIADOS ESTÃO, POIS, NA FASE DE UTILIZAÇÃO
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Gabarito: A
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
Fonte: https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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Respondi a questão pensando nas 3 fases da gestão documental:
A) Gabarito padronização de documentos - Produção (que o cespe também entende como criação)
B) emulação de documentos - Utilização
C) reformatação de documentos - Utilização
D) destinação de documentos - Avaliação e destinação
E) codificação dos documentos - Utilização
Se eu estiver equivocada, podem falar :)
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LETRA A
padronização dos documentos!
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GABARITO A
Produção/Criação = Racionalização e padronização de documentos.