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Avaliação é a definição dos prazos de guarda e a destinação final dos documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação de Documentos formada por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição e resulta na elaboração da Tabela de Temporalidade, que, uma vez criada, deve ser aprovada por uma autoridade competente do órgão.
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Classificação: é o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
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PRECISO DE AJUDA, AINDA ESTOU CONFUNDINDO QUANDO A QUESTÃO ESTÁ FALANDO SOBRE CLASSIFICAÇÃO E QUANDO ESTA FALANDO DE AVALIAÇÃO. ESPERO QUE ME AJUDEM. OBRIGADO.
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avaliação de documentos: "É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática é o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela Comisssão permanente de Avaliação de documentos."
Classificação: "Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Cassificação da instituição."
por Elvis Miranda
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O enunciado da questão é um apanhado de várias questões CESPE e Cesgranrio, que apareceram em provas entre 2004 e 2006. Consoante gabarito das referida bancas, tem-se que as vantagens da Avaliação para a Instituição são:
- Possibilidade de aumentar a recuperação (localização) das informações;
- Ganho de espaço físico e a diminuição do peso da documentação armazenada (preocupação para arquivos localizados em andares altos);
- Maior facilidade na organização da informações;
- Economia de recursos humanos e materiais.
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Pense que fosse Atualização, pois no enunciado diz: "controlar o processo de produção documental; conquistar espaço físico e aproveitar melhor os recursos humanos e materiais" vejo mais como atualização do que avaliação. Mas enfim, estou errado e vou buscar saber mais do assunto.
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A necessidade das 3 idades é a avaliação documental.
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Aprendi que esses objetivos também fazem parte do diagnóstico feito na gestão de documentos, a avaliação que é feita na gestão refere-se também a avaliação da destinação final dos documentos. Por isso avaliação aparece para muitas ações, que confunde em algumas questões.