Comento: Prezados, conforme interpretação do estudo de arquivologia, a Tabela de Temporalidade já deve existir antes da avaliação.
A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento
de gestão documental, padroniza os procedimentos de avaliação de documentos, padroniza
os tipos documentais, racionaliza os documentos e estabelece o cronograma de
transferência e recolhimento para os arquivos intermediário e permanente.
A avaliação documental consiste na aplicação
da tabela de temporalidade, referindo aos procedimentos adotados para seleção e
destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
É realizada em cada órgão pela Subcomissão Permanente de Avaliação de
Documentos.
Considera-se na avaliação os valores primário
e secundário dos documentos:
§Valor
primário -
refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido,
sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos
apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento do prazo de
arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
§Valor
secundário
– refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são,
necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor
secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico.
Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas
finalidades primeiras.
Exemplo de documentos com
valor secundário: Ata de reunião, Processo de Seleção, Plano de cargos e
salários, Ato administrativo, Alteração salarial, Dossiê de campanha de
prevenção.
Resolução: o programa de gestão de documentos é composto pelas fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos (PUTAA). Cada uma dessas fases possuem procedimentos desenvolvidos em seu âmbito, que fazem a engrenagem da gestão documental girar.
A questão trata especificamente da fase de avaliação. Nessa fase, uma Comissão designada para tal decide o valor documentos, por quanto tempo cada um deve ficar em cada fase do ciclo vital, se esses documentos devem ser eliminados ou guardados permanentemente, entre outras ações. Esse procedimento vai fazer com que o sistema de distribuição dos documentos seja feito de forma correta, eficiente e racional, deixando que somente os documentos que realmente estão sendo utilizados fiquem nos arquivos correntes e, caso contrário, sejam armazenados em um outro espaço que continuará proporcionando o acesso a eles, mas sem ocupar espaço nos locais de trabalho. Além disso, teremos a separação do joio e do trigo, eliminando os documentos elimináveis e recolhendo os documentos de valor secundário ao arquivo permanente. Essa ação faculta a preservação dos documentos permanentes, já que a preservação vai ser aplicada somente nos documentos que a "merecem".
Resposta: E