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Gabarito E, mas discordo do item: Valentini (4ª Edição) =
Fases básicas
1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);
– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);
– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3.
Não se esqueça:
Fases da gestão
Produção
Utilização
Destinação
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Discordo plenamente do gabarito, pois há três fases a produção, UTILIZAÇÃO e destinação. E o SEGUNDO MOMENTO seria a utilização que refere-se ao controle, uso e armazenamento dos documentos necessários ao cumprimento das atividades da instituição e que inclui as atividades de protocolo (recebimento, CLASSIFICAÇÃO, registro, distribuição, tramitação); de expedição; de organização e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso; e recuperação de informações.
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O enunciado da questão se refere às FUNÇÔES Arquivísticas, e não às fases da Gestão Documental.
As funções arquivísticas são: produção; classificação; avaliação; descrição; conservação/preservação; aquisição; difusão/acesso.
Também discordo do gabarito da questão.
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nada haver esse gabarito, a resposta correta seria CLASSIFICAÇÂO DOS DOCUMENTOS.
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Também entendo que a questão é confusa, pois é algo pouco cobrado, mas tentando fundamentar a resposta da banca, encontrei esse doc.: http://www.cespe.unb.br/concursos/MP_15_ENAP/arquivos/Padrao%20de%20respostas__CARGO_3.pdf
Vemos que a função Avaliação é o segundo momento, e dentro de Avaliação temos a... Destinação. Pois é.
As sete funções arquivísticas são as seguintes.
Criação ou produção, que se refere ao controle da gênese documental, abrangendo a criação de normas, gestão de formulários, padronização de modelos de documentos e elaboração de manuais de produções de documentos.
Avaliação, que é a responsável pela definição dos prazos de guarda e destinação final dos documentos de uma organização. Para isso, é necessário que uma comissão permanente de avaliação emita parecer a respeito da eliminação de documentos e elabore a tabela de temporalidade.
Aquisição, que contempla a entrada de documentos nas três idades documentais: corrente, intermediária e permanente. Dessa forma, tanto o arquivamento corrente quanto a transferência e o recolhimento se incluem na função aquisição. A idade em que a aquisição é mais evidente é a do arquivo permanente.
A conservação ou preservação, que está relacionada com a manutenção da integridade física dos documentos, para garantir seu acesso. Nessa função, o arquivista deve atentar para as diferentes maneiras de armazenamento e acondicionamento dos documentos arquivísticos em seus diferentes suportes.
A classificação, que é a função arquivística relacionada à criação de planos de classificação que reflitam as atividades e funções do órgão produtor do acervo arquivístico. Sua utilização, que acontece nas fases corrente e intermediária, facilita o acesso à documentação arquivística da instituição.
A descrição, que ocorre exclusivamente na terceira idade documental e tem o objetivo de facilitar o acesso à informação do acervo por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa, que são o resultado da atividade descritiva e apresentam, em diferentes graus, as possibilidades de pesquisa do arquivo permanente.
A difusão ou acesso, que torna acessíveis os documentos de um acervo, promovendo a utilização dos documentos por meio dos instrumentos de pesquisa elaborados na descrição e disponibilizando diferentes formas de atendimento ao público, entre elas, a realização de exposições e visitas guiadas.
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Pensando um pouquinho, também faz sentido separar as funções arquivísticas em dois momentos, sendo o primeiro de acordo com o valor primário (intermediário e corrente) e o segundo momento com o valor secundário (permanente). Assim, é na fase de Avaliação/Destinação que ocorre a mudança.
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Que confusão esse gabarito. Pq a destinação dos documentos é a 1ª atividade da fase corrente. E não a 2ª função do arquivo. Banca fajuta dá nisso!
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As funções arquivísticas, apontadas por Carol e Couture, são sete: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
Sendo assim, considerando o ciclo vital dos documentos, o primeiro momento dos documentos está na produção ou aquisição, que é quando o documento passa a efetivamente pertencer ao arquivo. O segundo momento é quando o documento destinado, que é quando o documento pode não mais pertencer ao arquivo, ou passar para a fase definitiva!
Gabarito do professor: Letra "E"
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Segundo Mayko Gomes , Professor de Arquivologia:
As funções arquivísticas, apontadas por Carol e Couture, são sete: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
Sendo assim, considerando o ciclo vital dos documentos, o primeiro momento dos documentos está na produção ou aquisição, que é quando o documento passa a efetivamente pertencer ao arquivo. O segundo momento é quando o documento destinado, que é quando o documento pode não mais pertencer ao arquivo, ou passar para a fase definitiva!
Gabarito do professor: Letra "E"
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1ª Função - valor primário - valor administrativo - fase corrente e fase intermediária
2ª Função - valor secundário - valor histórico; probatório; informativo - fase permanente, em que ocorre a DESTINAÇÃO dos documentos para eliminação ou guarda permanente.