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3.3. Arquivamento (na fase corrente)
3.3.1. Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
Gabarito C.
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ETAPAS
INSPETOR ANALISA A ORDEM DOS DOCUMENTO
INSPETOR= INSPECÇÃO ,EXAMINAR OS DOC.
ANALISA=ANALISE , CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO
ORDEM=ORDENAÇÃO COLOCAR EM ORDEM
ARQUIVO=ARQUIVAMENTO COLOCAR NO LUGAR APROPIADO
COMECE DE ONDE VOCÊ ESTÁ.USE OQUE VC TIVER. FAÇA O QUE PUDER= ARTHUR ASHE.
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A ordenação é uma operação de arquivamento que consiste na disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
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GABARITO LETRA C.
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Lembrando que a sequência correta de organização e administração de arquivos é CLASSIFICAÇÃO > ORDENAÇÃO > ARQUIVAMENTO
Classificação é uma operação intelectual. Consiste na análise e identificação do conteúdo dos documentos.
Ordenação, por sua vez, é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e codificação dadas. Também é uma operação intelectual.
Arquivamento, ou guarda de documentos, é a colocação do documento na respectiva caixa, arquivo ou estante. É uma operação física.
ARQUIVOLOGIA FACILITADA
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Gabarito: C
Lembrando que a ordem completa e correta (às vezes a ordem é cobrada!) da ROTINA DE ARQUIVAMENTO é IECCOG:
1-inspeção
2-estudo
3-classificação
4-codificação
5-ordenação
6-guarda dos documentos
Fonte: prof. Daliane Silvério (grancurso)
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Quando os documentos são dispostos em sequência predefinida, seja qual for o critério adotado para definir a posição de cada um nessa sequência, dizemos eles estão ordenados.
A difusão é a atividade de divulgação do arquivo junto à sociedade ou ao público interessado.
A avaliação é o processo de atribuir valor aos documentos segundo os interesses da instituição e da sociedade.
O arquivamento é o ato de armazenar documento em local de guarda previamente determinado, após sua utilização.
A descrição é o processo de identificar as informações presentes no documento.
Gabarito do professor: Letra "C"
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A difusão divulgação do arquivo junto à sociedade ou ao público interessado.
A avaliação atribuir valor aos documentos segundo os interesses da instituição e da sociedade.
A ORDENÇÃO---> É A FORMA DE DISPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS DENTRO DESSES ESQUEMAS.
O arquivamento é o ato de armazenar documento em local de guarda previamente determinado, após sua utilização.
A descrição é o processo de identificar as informações presentes no documento.
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Gabarito: C.
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Gab. C
Outra questão do cespe:
(2018/MPE-PI/Técnico) A ordenação dos documentos consiste na sua disposição dentro de uma unidade de classificação. C
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Gabarito: c
Fonte: minhas anotações CESPE
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A sequência para a organização dos documentos consiste:
Classificação: é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos;
Ordenação: é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas (unidades de classificação);
Arquivamento: é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores. Ocorre quando uma autoridade determina a guarda do documento depois de cessada sua tramitação.
Macete: COA