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Segundo joão Tiago e Leonardo Reis (Arquivologia Facilitada cap 2 pag 49)
"...não há uma predominância de determinado método sobre os outros. A escolha do método deve ser feita a partir da análise das reais necessidades da empresa."
Portanto o erro da questão está em afirmar que o arquivamento da correspondência "deve" ser feito em ordem alfabética.
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"Deve ser arquivada, de acordo com a sua natureza, em ordem alfabética."
Depende. Depende da finalidade, depende modo de organizar, depende de X fatores. Cada caso requer uma análise!
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Assim como os colegas comentaram, o método de arquivamento vai depender de "n's" fatores. O CESPE tem mania de relacionar o método alfabético a espécies documentais consideradas "simples" como correspondências recebidas, por exemplo. Ele faz isso porque sabe que o candidato vai estabelecer a relação entre documentos simples, como o citado, com um método simples, como o alfabético. Não vamos cair nessa: analisar sempre!
Em relação á natureza: não concordo que a questão esteja errada nessa parte. Vejam bem: existe a natureza dos documentos (especial e especializado) mas também existe a natureza do assunto do documento (ostensivo ou sigiloso). Acredito que a banca estava se referindo à natureza do assunto do documento e se for isso, essa parte esta correta. Não que eu esteja falando que documentos sigilosos devem ser arquivados separadamente dos ostensivos. O que estou dizendo é que a natureza do assunto dos documentos é um fator que deve ser levado em consideração ao arquivar o documento.
Pensei assim. Espero ter ajudado a desenvolver o raciocínio da questão.
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A correspondência pode ser arquivada com qualquer tipo de método. O método a ser utilizado depende da organização. Pode-se utilizar método padronizado (variadex-automático-soundex) ou básico (alfabético-geográfico-ideográfico-numérico). ERRADA
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Pensei logo em Cronologico
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O método de arquivamento será escolhido com base na natureza dos documentos e na estrutura da organização.
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ERRADA.
Não existe uma padronização nos metódos de arquivamento. Cada organização escolhe a que melhor atende suas necessidades.
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Quando se ver este verbo ''DEVE'' fique de olho aberto no cespe. Analise com calma, muitas vezes esse verbo e termos que retringe algo é sinal de está errada. Mas não generalize, avalie com calma a questão!!
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Há dois erros neste item.
Primeiro, "correspondência" NÃO É espécie documental. A espécie documental é uma forma de classificação que se caracteriza por considerar a organização da informação dentro do documento. Exemplos de espécie documental: contrato, edital, ofício, resolução, etc. Todos esses documentos possuem informações organizadas com um padrão único: margens, espaçamentos, fontes (cores, tamanhos, tipos), sinais gráficos, assinaturas, etc.
Segundo, o arquivamento a ser dado à correspondência será o definido como padrão por toda a instituição, e adotado para todos os documentos. Sendo assim, as correspondências somente serão arquivadas em ordem alfabética se este for o método de arquivamento padrão da instituição.
Gabarito da banca: Errado
Gabarito do professor: Errado
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As correspondências serão arquivadas em ordem alfabética se este for o método de arquivamento padrão da instituição.
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Gabarito: Errado.
O erro da questão está em afirmar que existe um método de arquivamento pré- determinado para as correspondência, quando na verdade cada organização é que vai determinar qual a melhor maneira de arquivar seus documentos.
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ERRADO
A correspondência, uma das principais espécies documentais existentes (NÃO É ESPÉCIE DOCUMENTAL) nas instituições brasileiras, deve (PODE) ser arquivada, de acordo com a sua natureza, em ordem alfabética
"Correspondência é toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.” (MPOG, Portaria n° 05, 2002.)
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Classificação dos documentos
Quanto ao gênero:
Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou datilografados, como: contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, atas
(e não atos!), dentre outros.
Cartográficos:
documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);
Iconográficos:
Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. Aqui você vê o diapositivo.
Cartográficos:
documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);
Filmográficos:
Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar
Sonoros:
discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está relacionado a som e você não terá problemas.
Micrográficos:
Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
Informáticos:
esse aqui é que você mais conhece! São documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD).
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No meu ver, o erro da questão está no "DEVE".
Pois correspondência é uma Espécie Documental.
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos :
• atos normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo : medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;
• atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos : parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
• atos de assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de infração;
• atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos : traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
• atos de ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos : tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc);
• atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos : aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
A não ser que exista uma diferença entre "correspondência" e "atos de correspondência"...
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Correção:
A correspondência, uma das principais espécies documentais existentes nas instituições brasileiras, deve ser arquivada, de acordo com a sua natureza, por tema ou assunto (método ideográfico)
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Errado, ao contrário da biblioteca que possui normals internacionais para seu acervo, as regras do arquivo são decididas pela própria organização, de acordo com sua conveniência.
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Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
Há dois erros neste item.
Primeiro, "correspondência" NÃO É espécie documental. A espécie documental é uma forma de classificação que se caracteriza por considerar a organização da informação dentro do documento. Exemplos de espécie documental: contrato, edital, ofício, resolução, etc. Todos esses documentos possuem informações organizadas com um padrão único: margens, espaçamentos, fontes (cores, tamanhos, tipos), sinais gráficos, assinaturas, etc.
Segundo, o arquivamento a ser dado à correspondência será o definido como padrão por toda a instituição, e adotado para todos os documentos. Sendo assim, as correspondências somente serão arquivadas em ordem alfabética se este for o método de arquivamento padrão da instituição.
Gabarito da banca: Errado
Gabarito do professor: Errado
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Meu humilde raciocínio.
Quanto à natureza, os arquivos podem ser classificados em OSTENSIVOS e SIGILOSOS.
A correspondência pode ser OSTENSITVA (Caso seja de interesse público, podendo ser aberta no protocolo) ou SIGILOSA (Caso de interesse particular, cujo conteúdo não pode ser acessado).
Assim, deve ser arquivada de acordo com a ostensividade ou sigilo e não por ordem alfabética
Gabarito: ERRADO
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Adoro essas questões do Cespe em que você responde mentalmente "depende de qual", marca errado e acarta! :D
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Essas bancas famosas são as menos criativas. O aplicador cria as questões que nem ele mesmo consegue resolver depois de 6 meses. As bancas não tem objetivo de testar o conhecimento dos alunos, e sim ser reconhecida como uma banca de alto grau de dificuldade em questões para concursos.
(Desabafo de um cara que errou 90% das questões de correspondência oficial mesmo estudando.) kkk
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o método de arquivamento vai variar de instituição para instituição. Uma pode arquivar as correspondências de acordo com o método alfabético e outra pelo método numérico-cronológico. O erro está na imposição de que seja esse o método adotado para esse tipo de espécie documental.
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cronologica
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Errado. O erro está em dizer que deve ser em ordem alfabética.
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Errado. O erro está em dizer que deve ser em ordem alfabética.
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Gab. E
Além dos erros citados:
Galera, a Classificação dos Documentos das instituições públicas obedecem o critério decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos.
Classificação, Destinação e Temporalidade CONARQ
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Errado.
Correspondência não é espécie documental.
Correspondência não tem modelo.
Espécie documental tem modelo.
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Correspondência não é espécie documental!
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natureza não tem a ver com "por assunto"? no caso seria o ideográfico...??