GAB letra E
***Instrumento referência (sistema de orientação do usuário sobre como utilizar o acervo) ≠ Vocabulário controlado (termos a serem usados na indexação) ***
CONCEITO - (DTA) Instrumento técnico destinado a nomear as atividades/funções com vistas ao acesso aos documentos arquivísticos e/ou as suas informações, sendo também considerado um instrumentos adicional utilizado na gestão arquivística de documento (E-ARQ Brasil, 2011, p.36) junto com o glossário, vocabulário controlado e tesauro.
Um vocabulário controlado (plano de classificação) é composto, idealmente, de duas partes
– Uma parte categorizada (ou estruturada), em que as atividades são ordenadas pelas funções (ou pela estrutura, caso se adote o critério estrutural). Essa parte pode, ainda, incluir as notas que restringem ou explicitam o significado dos termos;
– Uma lista alfabética, em que as denominações adotadas para as atividades remetem para a lista categorizada (funcionando, portanto como índice), ao passo que o controle de vocabulário se manifesta pela inclusão de termos não adotados (remetendo aos adotados);
(CESPE/PF/2014) Vocabulário controlado, esquema de classificação de segurança e acesso a documentos e tesauros são instrumentos adicionais de gestão arquivística de documentos, conforme o e-ARQ Brasil (Errado, não é um esquema de classificação de segurança e acesso, mas sim um instrumento técnico destinado com vistas a dar acesso ao documento, sendo que no e-arq. é listado como instrumentos adicionais: glossário, vocabulário controlado e tesauro).