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I→ A avaliação dos documentos refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão. Produção ou criação.
II→ A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. Certo
III→ Classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Certo
IV→ A descrição torna os documentos acessíveis e promove sua consulta mediante publicações, exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades. Difusão seria o correto.
Letra D
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Que chute!!!!
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Santos (2008, P. 178) detalha as 7 funções arquivísticas voltadas para a gestão de documentos:
CRIAÇÃO / PRODUÇÃO - Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite. A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição.
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AVALIAÇÃO – Ocorre a definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição.
É feita a partir de critérios preestabelecidos. A avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos;
Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência;
Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos;
No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos;
Nesta função se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais elimináveis.
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AQUISIÇÃO - Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente;
Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo.
Cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência.
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CONSERVAÇÃO / PRESERVAÇÃO - Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação;
Ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles.
Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais importante, salvar vidas.
[CONTINUA....]
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CLASSIFICAÇÃO - Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente.
A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento.
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DESCRIÇÃO - A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário.
A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação.
A descrição compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados.
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DIFUSÃO / ACESSO - Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas a difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções:
Difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de treinamento para o seu uso;
Difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e
ao sigilo;
Utilização de sistemas informatizados;
Formas de atendimento;
Permissão de reprodução ou impressão;
Elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web;
Planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas, etc.