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O objetivo da gestão de documentos é o seguinte:
Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica).
O princípio básico é: A INFORMAÇÃO DEVE ESTAR DISPONÍVEL NO LUGAR CERTO, NA HORA CERTA, PARA AS PESSOAS CERTAS, E COM UM MENOR CUSTO POSSÍVEL (ECONOMIA DE TEMPO, ESPAÇO E USO RACINAL DE RECURSOS HUMANOS).
A letra A não poderia ser, porque a DESCRIÇÂO é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de documentos.
A gestão de documentos tem 03 fases básicas:
1) PRODUÇÃO: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
2) UTILIZAÇÃO: Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
3)DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS: Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.
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A elaboração dos instrumentos de pesquisa é uma atividade dos arquivos permanentes.
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2ªIdade ou IntermediárioConstituído de documentos que deixarado de ser freqüentes consultados, mas cujosentes órgãos que os receberam e os produzirampodem ainda solicitá-los. A permanênciados documentos nesses arquivos é transitória
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Assertiva A, ERRADA. A descrição dos documentos está presente apenas nos arquivos permanentes.Assertiva B, ERRADA. O acompanhamento dos documentos é exercida pelo setor de protocolo.Assertiva C, CORRETA.Assertiva D, ERRADA. Os instrumentos de pesquisa estão presentes somente nos arquivos permanentes.Assertiva E, ERRADA. O Arranjo também só está presente no arquivo permanente.
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Quando um documento é transferido para o arquivo intermediário, o que leva a instituição a fazer essa transferência são, em geral, motivos econômicos de melhor aproveitamento do espaço nobre. Esses arquivos ditos intermediários são de uso intermitente, apesar de ainda possuírem valor probatório, sua utilização se dá de forma ocasional, pouco frequente. E atender usuários que consultam os documentos ou requerem empréstimos é justamente uma das funções realizadas nesses arquivos. Pois de nada adiantaria economizar espaço nobre e não ter o pronto atendimento quando se necessitasse de determiado documento.
Em relação aos arquivos permanentes, são essas as funções realizadas nessa fase do ciclo vital:
- Destinação
- Arranjo
- Descrição e Publicação
- Conservação
- Referência
Bons estudos a todos! ;-)(Fonte: Valentini, p.111
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a) Arquivo permanente
b) Arquivo corrente
c) Arquivo intermediário
d) Arquivo permanente
e) Arquivo permanente
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Nos arquivos intermediários só rolam as etapas de arquivamento, empréstimo e consulta
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Apenas reproduzindo e formatando o comentário do colega Anderson Santos:
* Assertiva A, ERRADA. A descrição dos documentos está presente apenas nos arquivos permanentes.
* Assertiva B, ERRADA. O acompanhamento dos documentos é exercida pelo setor de protocolo.
* Assertiva C, CORRETA.
* Assertiva D, ERRADA. Os instrumentos de pesquisa estão presentes somente nos arquivos permanentes.
* Assertiva E, ERRADA. O Arranjo também só está presente no arquivo permanente.