Tabela de
temporalidade: é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou
recolhidos ao arquivo permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem e
eliminação, e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental.
A tabela
de temporalidade só deve ser aplicada após sua aprovação pela autoridade
competente.
Nela os
documentos são descritos de forma clara para se evitar interpretações erradas,
especialmente quando se tratar da sua eliminação.
Os sinais
que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são:
? excesso
de papéis;
?
escassez de espaço físico;
? demora
ou não na localização do documento;
?
extravio de documentos;
? falta
de definição de responsabilidade.
Geralmente
nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela
documentação da empresa. É necessário, então, que se elabore um Plano de Ação
com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD.
É
aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade, objetivando
futuramente uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.
No ato da
definição das prioridades de atuação, deve-se iniciar pelo local que mais
apresenta problemas.