Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que impliquem na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado devem adotar providências no que diz respeito a:
· compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora;
· documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados);
· instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística;
· informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor.
Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resolução do CONARQ n. 2 do CONARQ, de 1995. 40
http://ged.net.br/suspensao-sigad.html
Basicamente: quem decide sobre o formato vai ser a instituição recebedora (ou custodiadora). Eu sei que a resposta encontra-se no e-arq Brasil, mas ela tbm pode ser achada na Resolução CONARQ nº 24:
Art. 1º Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:
a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados;
b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade;
c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento;
d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos;
e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento;
f) estar no (s) formato (s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; e
g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.
Eu dei só uma resumida para a resposta não ficar mto grande. Quem quiser, só acessar a Resolução :)
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-24-de-3-de-agosto-de-2006