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GABARITO A. VALENTINI CONCEITUA:
Definição
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
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ETAPAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS UTILIZAÇÃO DESTINAÇÃO
>Modelo de documentos e formulários >Protocolo > Análise, Avaliação
>Racionalização da produção >Arquivamentos, organização > Tabela de temporalidade
Recuperação da informação
>Plano de classificação
>Elaboração das Normas de Acesso
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Gabarito: A
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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