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"A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação." (Pg. 43 - Conarq)
CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf
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Gabarito C - A destinação dos documentos compreende os procedimentos de avaliação e a definição dos prazos de guarda. A avaliação é uma etapa importante da gestão de documentos, pois permite a reflexão sobre o fluxo de documentos na fase corrente e intermediária e posteriormente, quando for o caso, para o arquivo permanente. A avaliação é o “processo de análise de documentos de arquivo , que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos” (Arquivo Nacional, 2004).
Outra definição é oferecida por Bernardes(1998). Segundo a autora a avaliação de documentos é o: “Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para a guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.” (Bernardes, 1998, p.14).
Faz parte da etapa de avaliação a identificação dos requisitos de arquivamento e da definição dos prazos de guarda para a documentação, independentemente do suporte em que a informação está registrada, que pode ser papel, filme, fita magnética, arquivos digitais e eletrônicos. O instrumento da gestão de documentos, apropriado para realizar a avaliação de documentos, é a tabela de temporalidade. Ela é utilizada na avaliação do conteúdo informacional dos documentos e estabelece os prazos de guarda e sua destinação final, atendendo às necessidades de negócios de cada instituição e preservando a memória governamental do Estado. Essa tabela, de acordo com o desempenho dos trabalhos das mais variadas naturezas, dos processos meios e fins, tem também como elemento norteador o conhecimento do domínio organizacional.
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Letra C) o único item que contém ferramenta gerada na fase de avaliação. Por eliminação fica fácil
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Alguém sabe onde estão os erros dos itens a, b, d e e?
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A avaliação documental é uma função essencial para o ciclo de vida documental (Ciclo vital dos documentos), na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momentos poderão ser eliminados ou mantidos permanentemente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Esta função está intimamente relacionada com a função arquivística de classificação documental, de modo que aarquivística contemporânea conduz ao entendimento de que a avaliação documental só será possível após a efetiva classificação dos documentos.(Faria, 2006, p.34)
Para Couture et al (1999, p.17), a avaliação documental é o ato de julgar os valores dos documentos arquivísticos (valor primário e valor secundário) e de decidir sobre os períodos de tempo em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um contexto de relação entre o organismo produtor e os documentos arquivísticos gerados no desenvolvimento de suas atividades.
De acordo com Wadson Faria (2006), o esforço de depuração e racionalização do conjunto de documentos (arquivo) de uma instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de avaliação gera, na maioria dos casos, um instrumento de gestão arquivística denominado Tabela de Temporalidade Documental - TTD. Portanto, a tabela de temporalidade é o instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na transferência, no descarte e na migração do suporte dos documentos da instituição, com vistas à racionalização do espaço físico e para facilitar a gestão dos documentos essenciais ao funcionamento da organização e à pesquisa informacional; ela traduz o conhecimento dos gestores sobre os prazos de guardas dos documentos arquivísticos da instituição.(Faria, 2006, p.35)
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Qual o erro da A?
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A opção que apresenta
CORRETAMENTE a ferramenta arquivística
e seus benefícios gerados pela avaliação(de
documentos) é ?
“Esta avaliação
resultará na elaboração de um instrumento,
que regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da instituição. É a chamada tabela
de temporalidade, que, uma vez criada, deverá ser aprovada
por uma autoridade competente do órgão, para que possa ser aplicada na instituição.”
Portanto, a Tabela de temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos.
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Complementando...
Avaliar um documento consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. A avaliação dos documentos resulta na tabela de temporalidade. ARQUIVOLOGIA FACILITADA. Assim, LETRA C correta
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Erro dos itens A, B, D e E: Liberação de espaço físico
. O único ítem que apresenta essa característica de liberação de espaço físico é a Tabela de Temporariedade. A tabela de Temporariedade é o instrumento resultante da Avaliação dos Documentos. A liberação de Espaço Físico ocorre na fase de Avaliação de Documentos, a qual está inserida dentro da fase de DESTINAÇÃO de documentos. Nessa fase de Destinação o documento será ou ELIMINADO ou RECOLHIDO, liberando assim o espaço físico.
Segue o esboço das fases de Gestão de Documentos:
Produção(P)(Produção) -> Utilização(U)(Uso e tramitação) - > Destinação(D)(Avaliação(Eliminação ou Recolhimento)).
PUD - Fases da Gestão de Documentos
Entre parenteses - > Tarefas reslizadas em cada fase.
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A - O plano de classificação é a ferramenta que organiza de maneira lógica o conjunto de documentos, estabelecendo assim a relação entre os documentos e seu produtor, bem como com as atividades que o gerou. Por ser uma ferramenta da gestão de documentos, sua aplicação não ocorre no arquivo permanente. Errado.
B - O inventário analítico é o instrumento de pesquisa que descreve detalhadamente o conjunto de documentos, ou parte dele, a fim de orientar o usuário na busca e recuperação da informação. Por ser uma ferramenta do arquivo permanente, não trata de massas documentais acumuladas. Errado.
C - Correto.
D - O catálogo seletivo, ou repertório, é o instrumento de pesquisa que descreve unidades de arquivamento (dossiês ou processos) específicos, pertencentes a um ou mais conjuntos), e selecionadas segundo critério predeterminado (assunto, data, entidade interessada, fato específico, etc). Por ser uma ferramenta de uso no arquivo permanente, não trata de massas documentais acumuladas. Errado.
E - O banco de dados é um sistema que permite a organização da informação, com vistas a racionalizar os recursos, agilizar o acesso e evitar a produção de informações desnecessárias. Por ser uma ferramenta de controle, não tem relação com a conservação de documentos. Errado.
Gabarito do professor: Letra "C"
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C) Tabela de Temporalidade – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; Liberação de espaço físico; e Incremento à pesquisa.