GABARITO B || 2. Arranjo
Na organização de “arquivos permanentes”, significa ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries.
A partir da análise das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e do estudo do acervo, podemos definir o quadro de arranjo nos arquivos de 3a idade, com as seguintes divisões: Fundo, Grupo ou Seção, Subgrupo ou Subseção, Série e Subsérie (hierarquicamente o fundo se sobrepõe às demais divisões).
As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras.
Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia chamado proveniência dos arquivos (ou respect des fonds ou provenance: o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras.
O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística).
Obs.:
1a) Fundo – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.
ordenação dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a seguinte estrutura hierárquica:
Fundo, Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção),
Série e Subsérie (partindo do grau mais geral “Fundo” até o mais específico “Subsérie”).
E tudo isto fica convenientemente organizado na forma de um "quadro de arranjo", instrumento decorrente das atividades de arranjo no arquivo permanente.
unidades administrativas que constituirão fundos de arquivo - critérios principais:
Estrutural / organizacional : os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de arquivos.
Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte, serão reunidos pela semelhança de suas atividades,
as atividades de arranjo possuem duas facetas:
- Intelectual: Análise documental no que se refere à forma, conteúdo e origem funcional dos documentos (basicamente, o arquivista deve observar o documento e extrair as informações mencionadas através do uso de seu raciocínio)
- Física: Braçal mesmo, refere-se à arrumação dos documentos nos locais corretos
Descrição e Publicação - p/ acesso à documentação.
elaboração de instrumentos de pesquisa, consistindo na descrição e localização - Instrumentos de Pesquisa:
Guia: Seu principal propósito é orientar os usuários a respeito dos fundos integrantes do acervo do arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais abrangente (mas mais sucinto), quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. É o primeiro instrumento que deve ser produzido.
Inventário: Descreve a composição do fundo, ou parte dele, relacionando os documentos que ali se encontram.
Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo, individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analítica).
Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente selecionados,
segundo critérios temáticos, cronológicos, geográficos, entre outros.
Conservação - maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu suporte não deteriore com o passar do tempo.]
Referência - políticas de acesso e de uso dos documentos.
Políticas de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado”.
A política de uso “estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo, bem como o regulamento da sala de consulta”.
Comissão Permanente de Avaliação - elaborará o plano de classificação de documentos -
- 3 critérios de classificação :
- Estrutural / organizacional : Os documentos serão classificados à semelhança da própria estrutura da instituição
Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades desenvolvidas
Temático - assunto