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As atribuições do depto de PROTOCOLO são:
1) Recebimento
2) Registro
3) Classificação
4) Distribuição
5) Controle da tramitação
6) Expedição de documentos
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Alguém poderia me explicar pq q o item abertura de processo está certo?
obg
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Essa questão já foi postada aqui.
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Colega, abertura de processo, ficharios, etc....Seção de registro e controle.. acredito fazer parte do Protocolo.
Também fiquei na dúvida.. vou pesquisar..
Abraços
Giovane
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Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.;Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
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Instrumentos de descrição só existem nos arquivos PERMANENTES.
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Os arquivos permanentes possuem a descrição de documentos . Essa é o processo de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento , adequando - se ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir . O instrumento de pesquisa consiste em um meio que permite a identificação , localização e consulta a documentos . As tarefas de descrição levam a elaboração desse instrumentos . Eles podem ser básicos ou auxiliares
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Primeiro importante esclarecer que o protocolo abre não só os processos como também as correspondências e os documentos. O protocolo desenvolve atividades típicas da fase corrente e tem como objetivo o controle dos documentos.
OBS: o controle dos documentos, típicos na fase corrente, restringe-se basicamente ao registro, a classificação e a movimentação, não se confunde com a atividade de dscrição dos arquivos permanentes que elabora instrumentos de pesquisa e torna o acervo mais acessível.
Entenda, que o controle dos documentos está diretamente ligado com a abertura dos processos. Cabe ao protocolo, entre outras atividades: numeras as folhas do processo e prender a capa juntamente como toda a documentação, o que seria inviável sem a abertura do processo, concorda?
Espero ter ajudado.
Muita Luz, FBP!
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Respondendo à colega...
A letra b) abertura de processo faz parte das rotinhas de protocolo pelo fato de a AUTUAÇÃO ser uma das rotinas de protocolo. Veja o que é autuação:
"Autuação/Formação de processo: é o termo que caracteriza a abertura do processo"
"Abertura" no sentido de formar o processo, e não como no exemplo da abertura de correspondências e etc.
Ok?
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Na fase "autuação" do protocolo, o documento é transformado em processo, uma vez que nele é inserido capa, numeração das páginas, além de número de identificação.
Além do mais, a "descrição" é uma das atividades típicas do arquivo permanente. Tais atividades compreendem o arranjo, DESCRIÇÃO e publicação, conservação e referência. A descrição é a fase em que se utilizam os instrumentos de pesquisa que, além de auxiliar na localização dos documentos, divulgam elementos referentes ao conteúdo e características dos mesmos. Lembrando que são instrumentos de pesquisa: guia, inventário, catálogo etc..
Sabendo que "descrição" está ligada a instrumentos de pesquisas e estes, por sua vez, estão relacionados ao arquivo permanente, mata-se a questão.
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Quando os documentos são recebidos, o setor de protocolo classifica em sigiloso ou ostensivo, se for considerado ostensivo os documentos serão abertos verificando a existência ou não de antecedentes, se for positivo deverá ser providenciado a juntada, se negativo deverá ser classificado por assunto.
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Resposta Correta: D
Apenas para acrescentar, pois não vou repetir o que já foi dito.
A fase de Registro e Autuação é quando os documentos são recebidos pelo protocolo, ou seja, são registrados em formulários ou no computador. Após esta etapa, são numerados conforme a ordem de chegada ao protocolo. Atenção: O termo autuação TAMBÉM SIGNIFICA abertura ou formação de processos, que é uma das etapas do PROTOCOLO.
Fonte: Renato Valentini.
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De acordo com JOÃO TIAGO E LEONARDO REIS, o protocolo é o setor responsável pelo controle dos documentos que tramitam numa organização, de modo a assegurar sua imediata localização. É uma atividade típica da fase corrente - pois é nesse momento em que os documentos tramitam - e compõe-se das seguinte fases:
1) RECEBIMENTO: fase responsável pela recepção dos documentos.
2) REGISTRO: fase responsável pelo registro, autuação dos documentos, ou seja, o cadastro em um sistema manual ou informatizado. * documentos particulares não são registrados.
3) CLASSIFICAÇÃO: fase responsável pela separação do documento por assunto.
4) EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO: fase responsável pelo envio do documento ao destinatário. Se interna, é chamada de DISTRIBUIÇÃO. Externamente, por sua vez, chama-se EXPEDIÇÃO. *Expedição é atividade exclusiva do protocolo.
5) CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO: fase responsável pelo controle dos documentos.
Com isso, identificamos que a fase que não se inclui entre as mencionadas é a PREPARAÇÃO DE INSTRUÇÃO DE DESCRIÇÃO. LETRA E
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De acordo com a definição apresentada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005, p.140), o termo PROTOCOLO pode ser devidamente conceituado da seguinte forma:
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle
da tramitação e expedição de documentos.
GABARITO D
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Letra D
A política de descrição é realizada no arquivo corrente, intermediário e permanente, já as atividades de protocolo são desenvolvidas nos arquivos corrente.
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Gabarito: D
Protocolo
- Intimamente relacionado às atividades de controle;
- São consideradas atividades de controle:
• recebimento;
• classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento);
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Rotinas do setor de protocolo ---> RE CLA RE MO.
- recebimento
- classificação
- registro
- movimentação de documentos
O setor de protocolo NÃO está autorizado a fazer: ELIMINAÇÃO e AVALIAÇÃO de documentos.
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Protocolo não tem : EE AA DD
Eliminação
Empréstimo
Arquivamento
Avaliação
Descarte
Despacho
Atividades de protocolo:
- Receber a correspondência;
- Separar a correspondência oficial da particular;
- Distribuir a correspondência particular;
- Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos;
- Elaboração de resumo do assunto;
- Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário;
- Enviar as correspondências oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários ( Não se classifica ).
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PROTOCOLO (fase do trâmite documental)
RECEBE
REGISTRA E AUTUA
DISTRIBUI
EXPEDE
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Gabarito: d
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Algumas atividades de protocolo:
-- Receber a correspondência ( ECT, malotes, balcão);
-- Separar a correspondência oficial da particular;
-- Distribuir a correspondência particular;
-- Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso;
-- Abrir a correspondência ostensiva;
-- Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos;
-- Elaboração de resumo do assunto;
-- Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário;
-- Enviar as correspondências oficiais sigilosas diretamente aos destinatários ( não devem receber nenhum tipo de controle arquivístico );
-- Abertura de processo (autuação).
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As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)
A recebimento de correspondência.
B abertura de processo.
C distribuição de documentos.
D preparação de instrumento de descrição.