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Ao se orientar colaboradores acerca de como conversar com seus usuários, fornecedores e a comunidade em geral, deve-se instruí-los a evitar o uso de siglas ou códigos internos da organização.
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Incluem-se no planejamento de ações de relações públicas as seguintes fases: apreciação do comportamento do público; revisão e ajustamento da política administrativa; programa de informações.
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Visando à efetiva atuação na área de relações públicas de uma organização, o gestor deve considerar como público a comunidade em geral que circunscreve essa organização.
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Para ser bem-sucedido em relações públicas, o gestor de uma organização deve dividir seu público em diversas categorias específicas, oferecendo atendimento diferenciado a cada uma delas.
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Tendo em vista a boa imagem da organização e o bom relacionamento com o público, deve-se orientar os atendentes a adotarem formas de tratamento carinhosas, que estabeleçam empatia com esse público, por exemplo: meu caro ou minha amiga.