Eficiência é a capacidade do administrador de obter bons produtos como produtividade e desempenho, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis, como tempo, mão-de-obra e material, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos.
Sendo assim, através deste conceito, temos que um administrador eficiente é aquele que realiza uma tarefa da melhor forma possível. Assim sendo, pode-se produzir algo interessante ao mercado, mas, se a produção deste produto não for feita com eficiência, muitas vezes o resultado final não será apropriado.
Eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo, escolhendo os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado. A eficiência envolve a forma com que uma atividade é feita, a eficácia se refere ao resultado da mesma.
Como exemplo de distinção entre os conceitos, temos a produção de um produto com eficiência, isto é, rapidamente e com baixos custos, mas que não é adequado, por exemplo, ao contexto e à situação econômica das pessoas. Nesse caso, temos eficiência, mas não eficácia. De acordo com Paulo Sandroni, em 1996, que resume bem essa idéia: “Fazer a coisa certa de forma certa é a melhor definição de trabalho eficiente e eficaz”.
Elaborando um pouco mais, podemos afirmar que a efetividade diz respeito à capacidade de se promover resultados pretendidos; a eficiência indica a competência para se produzir resultados com dispêndio mínimo de recursos e esforços; e a eficácia, por sua vez, remete à capacidade de alcançar as metas definidas para uma ação ou experimento.