Toda instituição produz documentos, seja ela pública ou privada. Esses documentos, se não receberem o tratamento correto, vão sendo produzidos e acumulados. Essa ação vai ocasionar uma série de problemas, quais sejam: acumulação de documentos nos setores de trabalho (armários, mesas) ou nas caixas de entrada dos sistemas de tramitação de documentos; dificuldade no acesso às informações, pois ninguém sabe o que existe ou não em um bolo de documentos que não são processados; acumulação de documentos em depósitos, facultando a perda da informação; eliminação indevida, entre outros.
Para que esses problemas não aconteçam, existe uma solução trazida pela gestão documental, que é a teoria das três idades. Por essa teoria, os arquivos ficam divididos em arquivos correntes, intermediários e permanentes. Nos arquivos correntes só ficam os documentos que precisam cumprir os objetivos pelos quais foram criados, ou seja, os documentos que necessitam subsidiar as demandas; nos arquivos intermediários, ficam armazenados os documentos que já cumpriram suas funções, mas que já não são tão demandados, motivo pelo qual não há necessidade de ocupar os locais de trabalho (arquivos correntes). Nos arquivos permanentes ficam os documentos que já cumpriram as funções primárias e, por seu teor, adquiriram outro valor para a instituição, que é o valor secundário. Por esse valor, os documentos que possuem características históricas, culturais, probatórias ou informativas passam a atender quem se interessa por essas informações produzidas pela instituição.
Quando a teoria das três idades é aplicada, temos os seguintes benefícios:
- Só ficam ocupando espaço nos setores de trabalho os documentos que realmente estão sendo utilizados, ou seja, não há o acúmulo de documentos em um espaço que, provavelmente, tem um alto custo;
- há um espaço onde ficam armazenados os documentos, caso eles ainda sejam demandados, ou seja, o acesso continua sendo disponibilizado, mas tira-se dos servidores dos setores a responsabilidade pela guarda desses documentos (sem tirar o acesso);
-Separa-se o joio do trigo, só fica no arquivo permanente os documentos que adquiriram valor secundário. Os que não adquiriram e já cumpriram o seu tempo nas fases correntes e intermediária podem ser eliminados de acordo com o processo de eliminação em vigor
-A todo momento, sabe-se onde o documento se encontra e sabe-se quais documentos existem, já que esse processo envolve o trabalho de arquivamento a partir do método que mais se adeque ao conjunto documental;
-Não há a produção de massa documental acumulada, pois os documentos ficam em suas fases, pelo tempo correto, são eliminados no tempo correto ou guardados no tempo correto.
-A pesquisa nos arquivos permanentes é facilitada, pois lá só se guarda o que realmente interessa, o que facilita a produção de instrumentos de pesquisa, que visam facilitar o acesso ao pesquisador.
Nesse sentido, vamos analisar as alternativas:
a) O valor primário é aquele que possui características administrativas, fiscais e legais.
Os documentos de valor secundário possuem características históricas, culturais, probatórias e informativas.
Geral é um elemento da classificação dos arquivos quanto à extensão de atuação. Por essa classificação, os arquivos podem ser setoriais ou gerais/centrais.
Extensão setorial: são os arquivos correntes, os arquivos setoriais. Eles são, preferencialmente, descentralizados, ou seja, os documentos ficam dissipados nos setores. Esse formato facilita a movimentação da documentação e cada setor fica responsável pelo seu arquivo corrente.
Extensão geral/central: é o arquivo que recebe os documentos correntes dos setores (por isso, geral) e os centralizam. Esses arquivos foram criados para dar espaço nos setores de trabalho e podem ficar mais afastados, porém, devem estar acessíveis para consultas vindas dos arquivos correntes.
As classificações primárias, secundárias e gerais não são os três estágios procurados pela questão. Inclusiva, são características diferentes umas das outras. Errada.
b) Central é um elemento da classificação dos arquivos quanto à extensão de atuação. Por essa classificação, os arquivos podem ser setoriais ou gerais/centrais. A definição dessas duas classificações está explicitada na letra A.
Especial é um dos dois tipos de classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos. Por essa classificação, os arquivos podem ser especiais ou especializados.
Os documentos especiais são aqueles documentos que são registrados em suportes não convencionais e que necessitam de tratamento especial quanto ao seu armazenamento, conservação, manutenção, registro, acondicionamento, disposição e outros cuidados especiais
Exemplos: CD's, fitas, microfichas, disquetes, fotografias, slides, plantas, mapas, etc
Os documentos especializados são aqueles que reúnem um conjunto de documentos que tratam sobre o mesmo assunto
Exemplos: conjunto de documentos que tratam sobre concurseiros, conjunto de documentos que tratam sobre física, etc.
Reservado é um dos três níveis de sigilo trazidos pela Lei nº 12.527/2011, que é a Lei de Acesso à Informação, mais conhecida como LAI. Veja o que diz o § 1º do art. 24:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
As características centrais, especializadas e reservadas não são os três estágios dos documentos de arquivo. Errada.
c) Setorial é um elemento da classificação dos arquivos quanto à extensão de atuação. Por essa classificação, os arquivos podem ser setoriais ou gerais/centrais. A definição dessas duas classificações está explicitada na letra A.
Ultrassecreto e reservado são dois dos três níveis de sigilo trazidos pela Lei nº 12.527/2011, que é a Lei de Acesso à Informação, mais conhecida como LAI. Os três níveis de sigilo estão elencados na letra B.
As características setoriais, ultrassecretos e reservados não são os três estágios dos documentos de arquivo. Errada.
d) Sigiloso é um dos dois tipos de classificação dos documentos de arquivo quanto à natureza do assunto do documento. Por essa classificação, os documentos podem ser sigilosos ou ostensivos. Os sigilosos são aqueles que não podem ser acessados devido às informações do seu conteúdo. Os ostensivos são aquele cujo acesso é livre.
Reservado é um dos três níveis de sigilo trazidos pela Lei nº 12.527/2011, que é a Lei de Acesso à Informação, mais conhecida como LAI. A letra B especifica todos os três.
Confidencial não é mais um nível de classificação de acordo com a Lei de Acesso à Informação, mas pode ser considerado um termo utilizado na arquivologia, semanticamente, para identificar os documentos de protocolo de cunho sigiloso/confidencial.
As características sigilosos, reservados e confidenciais não são os três estágios dos documentos de arquivo. Errada.
e) De acordo com o tempo de existência, os arquivos podem ser considerados correntes, intermediários e permanentes. Cada fase os caracteriza com uma funcionalidade. Certa.
Fonte:
BRASIL. Lei nº 12.537, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso à Informação.
Gabarito do Professor: E