Gabarito C.
1. Organização e administração de arquivos
1.1. Requisitos para uma boa administração de arquivos
a) Apoio da cúpula organizacional – este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente.
b) Trabalho em equipe – fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário.
c) Pessoal treinado de forma adequada – capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos.
d) Métodos e sistemas de arquivamento eficazes – para a rápida recuperação da informação.
e) Espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.
Dica de prova: 1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35)
1o) levantamento de dados;
2o) análise dos dados coletados;
3o) planejamento;
4o) execução ou implantação e acompanhamento.
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas:
1º) Levantamento de dados
Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito:
• Do funcionamento dos órgãos internos;
• Do trâmite documental;
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados;
• Da entrada e expedição de documentos;
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo;
• Do gênero e espécie dos documentos existentes;
• Do volume dos documentos arquivados;
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos;
• Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc.
2º)Análise dos dados coletados
Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.
3º) Planejamento
Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados;
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados;
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc.
4º) Implantação e acompanhamento
Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase:
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento;
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição.
George Melo Rodrigues