Uma unidade de informação, como a biblioteca e o arquivo, é uma organização social, estruturada e orientada para cumprir o objetivo de reunir, organizar e disseminar a informação e o conhecimento para a sociedade em geral ou para o usuário em particular.
Para cumprir seus objetivos, as organizações, atuando em um determinado ambiente, agregam pessoas com perfis diferenciados, realizam tarefas pertinentes, criam estrutura própria, aplicam tecnologias concernentes com a natureza dos serviços, tudo isso em busca de resultados competitivos.
Eficiência, eficácia e efetividade são conceitos básicos, usados pela Teoria Geral da Administração (TGA), para avaliar o desempenho de uma organização.
Com base nessa afirmação, pode-se concluir:
Uma unidade de informação é eficaz quando utiliza, de maneira certa e econômica, os
recursos disponíveis, na perspectiva de seu melhor aproveitamento possível, de modo a
otimizar a realização de suas atividades, executando-as corretamente, com o mínimo de
esforço.
Eficiência, eficácia e efetividade são conceitos básicos, usados pela Teoria Geral da Administração (TGA), para avaliar o desempenho de uma organização.
Com base nessa afirmação, pode-se concluir:
Eficiência, eficácia e efetividade são conceitos básicos, usados pela Teoria Geral da Administração (TGA), para avaliar o desempenho de uma organização.
Com base nessa afirmação, pode-se concluir:
Eficiência, eficácia e efetividade são conceitos básicos, usados pela Teoria Geral da
Administração (TGA), para avaliar o desempenho de uma organização.
Com base nessa afirmação, pode-se concluir:
A efetividade mede o grau de impacto provocado no ambiente por uma ação ou um projeto
realizado.
A produtividade de uma unidade de informação é a relação entre os recursos utilizados na execução de um serviço de informação e os resultados obtidos.
O bibliotecário ou arquivista que dirige uma biblioteca ou arquivo, respectivamente, para obter êxito profissional na direção dessa unidade de informação, deve apresentar competências duráveis, como as baseadas no conhecimento, as atitudinais e as comportamentais.
No papel de administrador de uma unidade de informação, o bibliotecário e o arquivista exercem os papéis de representação, liderança, ligação, monitoração, disseminação, porta-voz, empreendimento, resolução de conflitos, alocação de recursos e negociação.
Os papéis de liderança, de representação e de porta-voz são classificados como decisórios.
A teoria da contingência compreende a unidade de informação pela ênfase das pessoas e das tarefas.
Diagnóstico organizacional é o processo sistematizado de avaliação de serviços em organizações, como bibliotecas e arquivos, com tempo e espaço definidos.
Em uma unidade de informação, o planejamento inicia-se definindo as estratégias a serem realizadas a fim de cumprir os objetivos.
As unidades de informação traçam e procuram alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, sendo eles hierarquizados e classificados em gerais ou organizacionais, políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas.
Diretrizes são alvos que se pleiteia atingir a curto prazo, em cada órgão da unidade de informação.
A fase de concepção do planejamento compreende a aquisição dos dados de entrada, o processamento desses dados e o estudo de cenários.
Os planos de uma unidade de informação, que são os documentos resultantes da fase de concepção do planejamento, constituem-se de, pelo menos, três elementos: objetivos, definição de meios e recursos e previsão dos meios ou instrumentos de controle.
De acordo com Maximiano, “os objetivos são os fins, propósitos, intenções ou estados futuros que as pessoas e as organizações pretendem alcançar, por meio da aplicação de recursos”.
Desse modo, é correto afirmar que, em uma unidade de informação, os objetivos pretendidos podem ser uma situação ou um estado futuro desejado, a realização de um produto físico ou conceitual e a realização de um evento.
Para definir suas estratégias de ação, a fim de cumprir o objetivo organizacional de servir bem à sua comunidade, a unidade de informação precisa fazer a análise do ambiente interno, levantando as ameaças e as oportunidades.
O benchmarking é uma técnica auxiliar no processo de análise do ambiente interno, já que leva a organização, no caso, a unidade de informação, a comparar seu desempenho com o de outra, identificando e aplicando as melhores práticas de administração, a fim de obter vantagens competitivas
Mensuração e avaliação são a mesma ação e têm a mesma função no âmbito do planejamento.
A biblioteca e o arquivo são unidades documentárias que têm, quase sempre, finalidades social e educativa, às quais não se aplicam os princípios da competitividade.
Há uma relação de interdependência entre os processos administrativos, de modo que o planejamento concebe a estrutura e a logística organizacional; a organização, os planos; a execução realiza as atividades planejadas, enquanto o controle acompanha, avalia e corrige, se necessário, o desempenho da unidade de informação.
CRM — Customer Relationship Management (Administração de Relacionamento Personalizado) é uma moderna técnica de administração, que envolve marketing e qualidade, que postula a melhoria do relacionamento da instituição com o cliente e que pode ser aplicada em arquivos e bibliotecas.
O processo de controle engloba, além da ação de controle, o acompanhamento, a avaliação e o replanejamento ou retroplanejamento.
Planejamento e controle são processos independentes, embora o controle se realize também em três níveis: o tático, o departamental ou administrativo e o operacional.
O propósito da ação corretiva, no processo de controle, é manter as operações alinhadas com os padrões previamente estabelecidos.
Padrões são indicadores que alcançaram um nível ideal de satisfação, quer em termos de quantidade, quer em termos de qualidade, e que passam a ser adotados pelas organizações como modelos a serem atingidos.
Uma premissa postulada pelas teorias de marketing é a aproximação entre a organização prestadora de serviço e seus clientes.
Nesse sentido, é correto afirmar que as unidades de informação, a fim de se aproximarem
de seus usuários e deles obterem maior conhecimento para lhes prestar serviços
customizados, podem fazer pesquisas do tipo survey, promover o contato direto com eles,
utilizando grupo de foco e entrevista ou a observação direta.
Guinchat e Menou (1994) e Lancaster (2004) chamam a atenção sobre a validade de realização de estudos de avaliação em sistemas e serviços de informação que confrontem a relação custos-benefício e custos-eficácia, considerando que custos-eficácia se referem aos benefícios ou resultados alcançados despendidos, enquanto os custos-benefícios são os gastos despendidos para alcançar um nível previamente estabelecido de eficácia.
Ao se pretender implantar a gestão de qualidade em uma unidade de informação, pode-se escolher um dentre os modelos já existentes, ou seja, o de excelência, de gerenciamento da qualidade total, de gestão empresarial ou gestão estratégica (balanced scorecard), ou o baseado em padrões NBR ISO 9001.
De acordo com Schellenberg, os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos têm características próprias e, sendo assim, pode-se afirmar que, quanto à origem, os documentos, nos arquivos, são produzidos e conservados com objetivos funcionais.
Na evolução histórica dos arquivos, os sistemas de escrita tiveram grande importância.
Como base dos primeiros sistemas, destacam-se objetos simbólicos e sinais materiais, a exemplo de desenhos, entalhes e nós.
Os tipos de suportes da escrita, na Antiguidade, como o mármore, o cobre, o marfim, as tábuas e os tabletes de argila possibilitaram a criação de grandes arquivos.
Os estudos contemporâneos aproximam biblioteca, arquivo e museus.
Nesse sentido, observa-se que a afinidade dessas unidades informacionais é, primordialmente, funcional.
O estudo da terminologia é importante para o desenvolvimento de uma área, de uma ciência, dentre outras finalidades.
No que se refere à Arquivologia, pode-se dizer que há dúvidas quanto à origem do termo “arquivo”, mas há indicações de que surgiu na Grécia com a denominação de Archivum.
A atividade de avaliação de documentos é feita tomando-se por base o valor primário/administrativo e o valor secundário/histórico dos documentos.
O nascimento dos arquivos e da Arquivística está ligado ao aparecimento da escrita. Segundo Malheiros et al (1999, p. 45) “[...] a escrita permitiu produzir obras literárias, mas também serviu à administração”.
Desse modo, é correto afirmar que os estudos realizados indicam que os primeiros registros foram encontrados na região da Roma Antiga.
No que se refere à entidade mantenedora e em face das características das organizações, os arquivos por elas produzidos podem ser públicos, institucionais, comerciais e pessoais.
No grupo institucional, encontram-se os arquivos ditos estaduais.
Os arquivos também são classificados quanto aos estágios de sua evolução e um deles é representado pelos arquivos de segunda idade ou permanentes.
Estudos sobre a tipologia documental são importantes para a compreensão da Arquivologia.
Consideram-se exemplos, quanto ao gênero micrográfico, o rolo, a microficha, a jaqueta e o cartão-janela.
Reinterpretando o pesquisador José Rosnay, pode-se afirmar que o fenômeno maior da contemporaneidade é a nova relação espaço-tempo em que está inserido o gênero humano, dentro do que ele chamou de cyberespaço.
Desse modo, o encurtamento das distâncias e a redução do tempo relativo trouxeram profundas modificações às regras políticas, econômicas e industriais, deixando de lado, entretanto, questões culturais, sociais e morais.
Na sociedade contemporânea, o jargão “informação é poder” pode ser compreendido de forma literal e ocorre na medida em que o fluxo de informação possa contribuir para a expansão e a consolidação da democracia e dos valores da cidadania, e, assim, se tem um progresso pleno para a sociedade, mesmo que corroam particularidades, tradições nacionais, regionais e individuais.
Um dos dilemas do profissional da informação, na atualidade, é a visão de se criar uma consciência multidisciplinar para aqueles que atuam em centros e serviços de informação (arquivos, bibliotecas, centros de documentação).
A informação, o acesso ao conhecimento e a velocidade da comunicação internacional têm universalizado o homem, criando uma estrutura espacial denominada de globalização.
Nesse sentido, o significado imediato desse processo é a ampliação das referências do indivíduo.
Segundo Laudon, os componentes de sistemas de informação são tecnologia, organização e comunicação, de forma que a dimensão cultural e pessoal são apenas partes adjacentes desse sistema.
Uma organização decide utilizar o método numérico simples para o arquivamento dos dossiês de seus funcionários, visando à segurança da informação.
Com base nos conhecimentos sobre métodos de arquivamento, essa organização deverá adotar um índice remissivo.
O conceito arquivístico da “teoria das três idades” surgiu a partir do Record group, que foi uma adaptação canadense do princípio da proveniência.
A memória é dissociada das questões da Arquivologia, visto que o tratamento da informação, no sentido técnico do termo, visa, precisamente, à criação meramente de arquivos.
O tratamento arquivístico dos documentos é direcionado pela técnica, pela política, pela ética e pelo direito.
Nesse sentido, essa configuração promove uma visão meramente prática da Arquivologia.
A Arquivologia defronta-se com estudos sobre a influência dos recursos da informática em suas práticas.
Esses estudos apontam que não é necessário um novo universo de teorias no campo da Arquivologia, pois os princípios arquivísticos tradicionais – valor probatório e informativo, proveniência, critérios de descrição – continuam a reger a prática arquivística.
O arquivo é um espaço livre para o armazenamento tanto de manuscritos autógrafos e de livros didáticos, quanto de documentos produzidos a partir de atividades públicas e privadas.
Os documentos de arquivos são dotados de organicidade, isto é, de um sistema de unicidade arquivística.
No campo dos arquivos permanentes, a função “arranjo” é entendida como a atividade de ordenação física dos documentos, enquanto as atividades intelectuais são aplicadas na descrição dos documentos.
Uma política nacional de arquivo é sobremaneira importante para o desenvolvimento dessa área.
Como órgão da política brasileira, tem-se o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR – que está subordinado ao Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
As câmaras técnicas e comissões especiais, criadas no âmbito do Conarq, têm a responsabilidade de elaborar estudos e normas necessárias à implantação da política nacional de arquivos públicos e privados.
Sobre as razões para criação de arquivos públicos, é correto afirmar:
Realiza-se pela necessidade prática de incrementar a eficiência governamental.
Sobre as razões para criação de arquivos públicos, é correto afirmar:
Além da necessidade governamental, também existem as razões de ordem científica.
O aspecto principal da administração dos arquivos correntes relaciona-se com o uso dos documentos no curso das operações governamentais.
Os documentos oficiais modernos são muito volumosos. Seu crescimento, em volume, corresponde de perto ao aumento da população, a partir de meados do século XVIII. Esse aumento da população tornou necessária a expansão da atividade governamental e essa expansão teve como uma das suas resultantes um tremendo aumento na produção de papéis. Como se aplicaram métodos tecnológicos modernos à produção de documentos, seu crescimento nas últimas décadas tem sido em progressão antes geométrica do que aritmética.
(SCHELLENBERG, 2006, p. 179).
Tomando-se como base o texto, pode-se destacar que a etapa de avaliação dos documentos é essencial para a redução dos documentos inservíveis.
No que se refere aos valores dos documentos, os valores primários são atribuídos aos documentos de arquivos correntes.
O desenvolvimento dos arquivos, da profissão e da disciplina Arquivologia tem sido norteado pela conjuntura da tecnologia da informação, preterindo a social.
A partir da Idade Moderna, inicia-se um modelo de administração diferente, no qual o documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas se constitui um instrumento de poder, cujo acesso é sinal do poder do povo.
Durante o século XIX, o desenvolvimento do nacionalismo é atribuído ao documento com valor de testemunho.
Da Idade Média até a Revolução Francesa, os detentores de títulos e privilégios utilizaram os documentos a fim de provar seus deveres.
Dentre as muitas definições de informação, Malheiros ressalta a ideia de que “[...] a informação é quase sinônimo de fato; é algo que se pode utilizar e de que, muitas vezes, se necessita; é a matéria-prima de que deriva o conhecimento. [...] exerce efeito sobre o receptor; é utilizada em momentos de tomada de decisões, como um recurso importante e que pode ser registrada sobre diferentes suportes”.
A partir da ideia de Malheiros, pode-se dizer que a informação também pode ser trocada com o mundo exterior e não simplesmente recebida.